2006年02月27日

【[ファイルを開く]のダイアログボックス(2)】

では、Excelを起動してください。
[ファイルを開く]して下さい。

前回は[コントロール用ナビゲーション]についてご説明申し上げました。
続きを見てみましょう。

一番上の[タイトルバー]には、現在開かれているダイアログボックスの
名前が表示されます。今回は、[ファイルを開く]となっていますね。

[タイトルバー]の下に、[ファイルの場所]というのがあります。
▼をクリックすると、ディレクトリー(ファイルを階層化して管理している
ということ)が表示されますので、目的のファイルのある場所を
指定できます。

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[ファイルの場所]の右側のアイコンを見てみましょう。

[←]…マイドキュメントへのショートカット
   マイドキュメントが指定されている場合は、グレーになっています。

マイドキュメントへのショートカットの右にある、フォルダに矢印が
ついているものは、[一つ上のフォルダに移動]です。

右隣の「地球儀に虫眼鏡」のアイコンは、[Webの検索]です。
インターネットへ接続して検索が出来ます。

[×] … 削除です。指定したファイル・フォルダを削除できます。

「右肩が光ったフォルダ」は[新しいフォルダの作成]です。
指定されたディレクトリ内に、新しいフォルダを作成します。

[表示] …フォルダやファイルの表示方法を設定できます。

[ツール] …[ファイルを開く]で使用できる[ツール]を表示します。

真中にどぉ〜〜んと白い領域がありますね。
そこには、指定したディレクトリ(フォルダ)内の、
使用できるファイルが表示されます。
表示されているフォルダの中に格納されているフォルダやファイルを
指定したい場合は、ダブルクリック、または[右クリック]→[開く]で
開きます。

[ファイル名]では、ファイル名を指定する事が出来ます。

[ファイルの種類]では、
ファイルの種類を特定して検索する事が出来ます。
検索範囲を絞る事によって、
目的のファイルを早く見つける事が出来ます。
posted by sally at 11:35| 東京 ☁| Comment(0) | ファイル | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月26日

【[ファイルを開く]のダイアログボックス】

ダイアログボックスは数種類あります。
今日は[ファイルを開く]のダイアログボックスを見てみましょう♪

では、Exxcelを起動して、[ファイルを開く]の作業をして下さい。
【ダイアログボックス】が出てきましたね♪

ダイアログボックス・・・これからする作業を選択・命令するための
      作業指示ページとご理解いただくといいと思います

左にアイコンが並んでいますね?
これを[コントロール用ナビゲーション]と言います。

[履歴][My Documents(マイドキュメント)][デスクトップ]
[お気に入り][Webフォルダ]があります。

[履歴]
これまでに開いたファイルや、たどってきたフォルダの一覧が
表示されます。
直前に開いたものが先頭に表示されます。
Excelをインストールした際に「Recent」というフォルダが
作成され、そこに情報が格納されています。
この「Recent」フォルダには、[ファイルを開く]
[ファイル名をつけて保存]を使用する度に使用したファイルや
フォルダに対するショートカットを自動的に作成します。
最大で50個までのショートカットが保存されています。

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[お気に入り]
これもExcelインストール時に「Favorites」というフォルダが
作成されます。
通常、「Favorites」フォルダには、ファイルやフォルダの
ショートカットが保存されますが、ファイルやフォルダそのものを
保存する事もできます。
お気に入りに追加をする方法は、[ファイルを開く]及び
[ファイル名をつけて保存]ダイアログボックス上で、
「Favorites」フォルダ以外のフォルダがアクティブ(使用可能な
状態)の時、[ツール]→[お気に入りに追加]でできます。

[Webフォルダ]
Webでアクセス可能なフォルダの内容が表示されます。
[Webフォルダ]については、かなり先になりますが・・・
「ハイパーリンク」の回に解説致します。
posted by sally at 06:40| 東京 ☁| Comment(0) | ファイル | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月23日

【ディスク容量】と【メモリ】

【ディスク容量】
古いファイルを新しいファイルで上書きする場合、新しいファイルを正しく
保存できるかどうか確認するために、Excelはハードディスク上に
一時ファイルを作成してから、古いファイルを削除し、その後で
一時ファイルの名前をオリジナルのファイル名に戻すという作業を
します。

これによって、保存中に事故が起こった場合でも、古いファイルと
新しいファイルの両方が失われるという事態を防ぐ事ができます。
また、ハードディスクの利用可能領域の2分の1よりも大きな
ファイルを開いて変更を加えたり、保存したりする事はできません。

例えば、1..44MBのフロッピーディスクでは、720KBよりも
大きなファイルの読み込み、変更、保存はできません。
720KBより大きなファイルを保存する場合は、
ハードディスク上でBookのコピーを編集してから
フロッピーディスクに保存するようにします。

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【メモリ】
Excelでは、メモリの許容範囲内で複数のファイルを開く事ができます。
但し、データ量とは関係なく、開かれたファイルは一定のメモリを
占有します。
同時に開くファイルの中に、大量のデータ(何千というセルにデータが
入力されている)ファイルがある場合、同時に開くファイルの数を
極力減らしましょう。

私の失敗談(^^;
それこそ…計算式が大量に入っているファイルがあったんです。
ファイル自体の大きさは大した事無かったので油断してしまいました。
ある日、保存をしようとしたらエラーになり…変更部分を諦めて
Bookを閉じ新たに起動しようとしたのですが…
メモリ不足で開かない!! はぁ〜〜!!でした(^^;
posted by sally at 20:46| 東京 🌁| Comment(0) | 基本操作 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月21日

【既存のファイル(Book)を開く】

既存のファイルを開く場合、2通りの方法があります。
 1.Excelを起動してから、既存のファイルを開く方法
 2.ファイルを開くと同時にExcelを起動する方法

では、一つずつ見てみましょう♪

1.Excelを起動してから、既存のファイルを開く方法。

 Excelを起動します。起動の方法は、先のメルマガを参考にして下さい。
 どの方法でも構いません。

 [メニューバー]→[ファイル]→[開く] または、ツールバーの[開く]アイコンをクリック。

 [ファイルを開く]のダイアログボックスが出てきますので、ファイルを選択します。
 (ダイアログボックスの説明は後述)
 ファイルの場所は、通常[マイドキュメント]が選択された状態になっています。
 デスクトップに保存した方は、左脇に並ぶアイコンから[デスクトップ]を選択します。

 目的のファイルをクリックしたら[開く]

 
 この方法は、既にExcelを開いていて、他のBookを開く場合にも使います。

 
2.ファイルを開くと同時にExcelを起動する。

 開きたいファイル(Book)のアイコンをダブルクリック、若しくは
 [右クリック]→[開く]で開きます。

 ファイルを開くと同時に、Excelも起動します。

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posted by sally at 00:57| 東京 ☔| Comment(0) | 基本操作 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月15日

【保存】

保存には、[上書き保存]と[名前を付けて保存]の2種類あります。

[上書き保存]は、以前作ったファイルに変更を加え、
保存したい場合に使用します。
以前作った内容を「上書き」しますので、以前作ったファイルは無くなります。

以前作ったファイルも残し、変更後のファイルも保存しておきたい場合は、
変更後のファイルを[名前を付けて保存]します。

また、新規Bookを保存したい場合も、この[名前を付けて保存]をします。

ツールバーの[上書き保存]のボタンでも保存できます。
このアイコンを使用する場合は、注意が必要です。
新規Bookで、まだ一度も保存されていないものは[名前を付けて保存]の
ダイアログボックスが出ます。
が、既存のファイルで作業していた場合、このボタンを押すと[上書き保存]されます。
変更作業前のファイルを取って置きたい場合には、注意しましょう!

また、キーボードショートカットでも保存できます。
★名前を付けて保存…[Alt]+[Shift]+[A]
★ 上書き保存…[Alt]+[Shift]+[S]または[Ctrl]+[S]

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この他、保存には「作業状態を保存」や「自動保存」などがありますが、
これらについては、追ってご説明いたします♪

では、今回は、新規Bookの保存ですから、[名前を付けて保存]をします。
[メニューバー]→[ファイル]→[名前を付けて保存]
または、ツールバーの[上書き保存]ボタンをクリック。

[名前を付けて保存]のダイアログボックスが出てきましたね?!

ダイアログボックスの説明も、後日ゆっくりしますので、
今日は、取りあえず[保存]の方法をマスターしましょう♪

ダイアログボックスの左側に並んでいるボタンの中の[デスクトップ]を選択して下さい。
クリックして、ボタンが凹んだらOKです。

ウィンドウの中に、[マイコンピュータ]など、デスクトップに
並んでいるものが表示されていますね?!

では、そのウィンドウの下の[ファイル名]を見てください。
[Book1.xls]というファイル名になっていると思います。
今回は、そのままにして置いてください。
(次回、ファイル名をつける場合の注意事項を説明します)
その下の[ファイルの種類]もそのままにしておきます。
右側の[保存]のボタンをクリックして下さい。

これで、デスクトップに[Book1.xls]というファイルが保存されました。
Excelを最小化して、デスクトップに[Book1.xls]が存在するか確認して下さいネ♪

Windowsの設定によっては、[Book1]とだけ表示されて、拡張子の[.xls]が
無い場合がありますが、これを表示するには、Windowsエクスプローラーの
[表示]→[フォルダオプション]→[表示]→[登録されているファイルの拡張子は
表示しない]のチェックを外してください。
詳細は、Windowsに付属のマニュアルをご覧下さい。

posted by sally at 00:03| 東京 🌁| Comment(0) | 基本操作 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月07日

【保存値と表示値】

前回の記事で、セルは全部で16,777,216個あり、その全てを使う事は
皆無だというお話を致しましたネ♪

メモリーの関係もありますが、試してみた事があるんですよ!
出納帳(お小遣い帳)を作ってみて・・・65,536行までコピー。。。
出納帳ですから、列はさほど利用していないんですよ?!
動作が鈍くなるばかりか、保存するにもかなりの時間を要しました(^^;
まぁ、通常は・・・
そこまで使う事はないので、心配する必要もありませんよね?


Exdelでは、計算式のほか、文字を入力する事ができますね?!
1つ1つのセルに文字を入れたり、計算式を入れたりして
「表」の形にして使用していきます。
1つのセルには、半角換算で32,767文字入力する事が出来ます。
これを【保存値(ほぞんち)】と言います。
保存値は、セルに入力された文字、計算式が格納され、
数式バーに表示されます。

保存値に対して、セルに表示される文字は、
【表示値(ひょうじち)】といい、半角換算で1,024文字表示されます。
表示値は、そのセルに文字が入力されている場合は文字を、
計算式が入力されている場合は、計算結果を表示します。

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通常、セルには【表示値】が表示されていますが、
計算式などの【保存値】をセルに表示したい場合は・・・

メニューバー[ツール] → [オプション] → [表示]
[ウィンドウ オプション]の中にある、【数式(R)】にチェックを入れ
【OK】すると表示されるようになります。

元の状態に戻したい時は、先ほどつけたチェックを外して【OK】です。
posted by sally at 19:39| 東京 🌁| Comment(0) | 基本操作 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2006年02月03日

【アクティブセル】

ワークシートの上部にAから始まるアルファベットが並んでいますね?
これを[列番号(れつばんごう)]といいます。
[A列]、[B列]と呼び、[IV]まで、256列あります。

ワークシートの左端には、1から始まる数字が並んでいます。
これは[行番号(ぎょうばんごう)]といい、65,536行あります。

では、[A]の真下、[1]の右横をクリックしてみて下さい。
[名前ボックス]に[A1]と表示され、そのマスは、太い黒線で囲まれましたね?!
この状態になると、[A1]に、入力できる状態になります。

この一つ一つのマスを[セル(cell)]といいます。
セルは、[A1]から[IV65,536]まで、全部で16,777,216個あります!
全部のセルを使う事は皆無!ですが…(^^;

入力ができる状態のセルを[アクティブセル]といいます。

では、[A1]に文字を入力してみましょう♪
今日は、"あ"と入れてみましょうか?!
日本語入力にして、"あ"とタイプしてください。

"あ"の下に点線が引かれ、"あ"の後ろに点滅している縦棒がありますね?
点線が引かれている状態は、変換確定前の状態です。
漢字変換等が必要な場合は、この状態で変換します。

"あ"の後ろで点滅している棒は…[カーソル]といいます。
データの入力位置を示しています。

入力を確定するには、[Enter(エンター)]キーを押します。
文字入力の場合は、他のセルをクリックしても入力が確定しますが
計算式が入っている場合は、必ず[Enter]で確定してください。

入力が確定すると、アクティブセルが移動します。
デフォルトでは、下に1つ移動するようになっています。

この設定は、[メニューバー]→[ツール]→[オプション]→[編集]
[入力後にセルを移動する]の[セレクトボックス]から変更できます。
「下」「右」「上」「左」の中から選択します。
デフォルト(何も変更していない状態)は、入力後は「下」に移動するように
設定されていますが、横に項目を並べた時などには、「右」に変更すると
入力作業が容易になりますね♪
変更した場合は、[OK]します。
今回は、見ただけで、どこも変更しないようでしたら[キャンセル]します。

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今日は、また他の終了方法を見てみましょう♪
今回は、タイトルバーの左端にある、Excelのアイコンをダブルクリックしてください。
クリック・右クリックで[閉じる]を選択する方法もあります。

皆さん、【保存】のアラートが出ましたね?!

アラートを詳しく見てみましょう。
ボタンは、[はい][いいえ][キャンセル]の3つありますね?

[はい]…を選択した場合、保存します。

[いいえ]…を選択した場合、保存されず終了します。
      作業の全てが保存されず終了しますので、作業を行った場合は注意!

[キャンセル]…を選択した場合、[保存]の命令そのものをキャンセルします。
         ブックの編集を継続する事が出来ます。
 
今日も、保存するほどの内容は何も無いので[いいえ]を選択して終了してください。
posted by sally at 11:02| 東京 ☁| Comment(0) | 基本操作 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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